Definition
Funktionsablauf
Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Voraussetungen
Weiterführende Links
¶ Definition
Benachrichtigungen sind automatisierte Hinweise auf eine notwendige Aktion in der Software.
Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen.
- Eine Art ist ein reiner Hinweis, dass in der Software etwas durchgeführt wurde. Zum Beispiel die Notizen.
- Die andere Art weist auf einen notwendigen Arbeitsschritt in einem Prozess hin. Zum Beispiel die Montage.
In der Reihe der Funktionsknöpfe gibt es einen neuen Knopf.
Sind keine Benachrichtigungen vorhanden, so ist nur der Knopf zu sehen.
Der Administrator erhält grundsätzlich keine Benachrichtigungen. Nach Klick auf den Knopf erscheint folgende Meldung.
Angemeldete Benutzer erhalten diese Meldung.
Befinden sich in den Benachrichtigungen Karten für den angemeldeten Benutzer, dann ist die Anzahl neben dem Knopf zu sehen.
Die Karten der Benachrichtigungen befinden sich im Benachrichtigungsfenster rechts und sind zeitlich gruppiert.
¶ Funktionsablauf
Der Grundsätzliche Ablauf für Benachrichtigungen bei Notizen oder Montage ist gleich.
Eine Aktion eines Mitarbeiters löst eine Benachrichtigung für einen anderen Benutzer aus.
- Bei Notizen ist der Auslöser das Speichern einer Notiz im FenTools.
- Bei Montage ist es im FenTools der Klick auf „Zum Server übertragen“.
Der Mitarbeiter im FenOffice wird durch die Benachrichtigung auf eine Aufgabe hingewiesen. Nach Erledigung der Aufgabe wird die Benachrichtigung entweder automatisch oder per Hand aus der Benachrichtigungsliste entfernt.
¶ Notizen
Über die angezeigte Notiz-Karte im Benachrichtigungsfenster kann in das Projekt gewechselt werden.
Es wird automatisch das Register Notizen angezeigt. Ist die Aufgabe aus der Notiz erledigt, dann kann die Karte in der Benachrichtigungsliste über den Punkt „Ausblenden“ ausgeblendet werden. Sie ist dann unwiderruflich aus der Liste der Benachrichtigungen entfernt.
¶ Vorgänge
Über die angezeigte Montage-Karte im Benachrichtigungsfenster kann in den Vorgang gewechselt werden.
Es wird automatisch das Register „FenTools“ angezeigt. Nach dem Klicken auf „Montage abschließen“ in diesem Register, wird die Karte unwiderruflich aus der Liste der Benachrichtigungen gelöscht.
¶ Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Für den Fall von Urlaub kann ein Stellvertreter definiert werden. Beim gleichzeitigen Einsatz vom Zeiterfassungsmodul wird der Stellvertreter auch im Krankheitsfall informiert.
¶ Vertreter
Der Stellvertreter wird im Mitarbeiter im Bereich "Benachrichtigungen" über den Knopf "Ändern" definiert.
Mit Zahlen ab eins kann die Reihenfolge der Stellvertreter angegeben werden. Es wird immer nur ein Stellvertreter benachrichtigt.
Ist der erste Stellvertreter ebenfalls in Urlaub oder krank, dann wird der zweite Stellvertreter benachrichtigt.
¶ Zeitarten
Die Zeitarten aus den Stammdaten sind für die Prüfung des Stellvertreters wichtig.
Urlaub wird berücksichtigt, wenn in der Spalte „Urlaub?“ ein „ja“ eingetragen ist.
Krankheitstage können nur mit dem Modul "Zeiterfassung" geprüft werden. Sie werden berücksichtigt, wenn in Spalte „Krank?“ ein „ja“ eingetragen ist.
¶ Urlaubstage
Für die Überprüfung der Stellvertreter, wird der Bereich „Urlaub“ aus den Mitarbeiterdaten berücksichtigt.
Und bei Einsatz des Moduls "Zeiterfassung" wird zusätzlich in den Stammdateneinstellungen zur Zeiterfassung in den Mitarbeiterdaten der Urlaub geprüft.
¶ Krankheit
Nur in Verbindung mit dem Modul "Zeiterfassung"
Krankheitstage werden in der Zeiterfassung im Register "Personalzeiten" eingetragen. Dabei ist es wichtig, dass als Zeitart diejenige gewählt wird, die für Krankheitstage gedacht ist. Im Beispiel nennt sie sich „Krank“.
¶ Voraussetzungen
Grundsätzliche Einstellungen für Benutzer, die Benachrichtigungen erhalten sollen, egal ob direkt oder als Stellvertreter:
- Recht "Benachrichtigungen anzeigen"
Dies wird in "Stammdaten - Allgemein - Allgemein - Benutzer - Rechte" konfiguriert. - Adresse mit Adressart Mitarbeiter
- Haken „Führt Bürotätigkeit aus“
- Als Programmbenutzer angelegt und angemeldet
Weitere Einstellung, um eine Benachrichtigung direkt zu erhalten:
- Eine vorhandene Zuordnung in den allgemeinen Stammdaten in der Tabelle für die Benachrichtigungen in der entsprechenden Zeile
Für den Stellvertreter ist diese Einstellung nicht notwendig.
¶ Voraussetzungen für Benachrichtigungen aufgrund von Notizen in FenTools
- In den allgemeinen Stammdaten im Bereich Projekte das Recht "Notizen"
Es regelt die Sichtbarkeit des Registers "Notizen" im Projekt.
¶ Voraussetzungen für Benachrichtigungen aufgrund von Aktivitäten in den Montagedaten in FenTools
- In den allgemeinen Stammdaten das Recht "FenTools Montagedaten"
Es regelt die Sichtbarkeit des Registers „FenTools“ im Vorgang.