Die Zeiterfassung ist ein eigenes Modul. Wenn es für FenOffice vorhanden ist, kann es auch in FenTools verwendet werden.
Grundsätzlich können Fertigungszeiten und Personalzeiten erfasst werden. Fertigungszeiten haben immer einen Bezug zu einem Vorgang. In FenOffice werden sie auch Ist-Zeiten genannt. Personalzeiten beziehen sich auf einen Mitarbeiter.
Die erfassten Zeiten werden in FenTools gespeichert und können dort eingesehen werden. Bei entsprechender Berechtigung gibt es die Möglichkeit, Daten im Nachhinein zu verändern. Das kann zum Beispiel notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter vergessen hat eine Pause zu stempeln. Durch die Synchronisation werden die Daten zu FenOffice übertragen. Dort können die Daten ebenfalls eingesehen und auch verändert werden.
Sind hier Menüpunkte und Optionen beschrieben oder in Bildern gezeigt, die bei Ihnen anders oder nicht vorhanden sind, dann kann dies an einer unterschiedlichen Programmversion, Modulen oder eingeschränkten Rechten liegen.
- Grundeinstellungen
- Fertigungszeiten
- Personalzeiten
- Register Übersicht
- Verlauf
- FAQ
- Weiterführende Links
¶ Grundeinstellungen
Egal ob Fertigungszeiten oder Personalzeiten, diese Grundeinstellungen sind in FenOffice notwendig:
- Pro Mitarbeiter, der seine Zeit erfassen soll eine Adresse mit Adressart Mitarbeiter
- Pro Mitarbeiter die Aktivierung der Zeiterfassung
- Weitere Grundeinstellungen sind in folgendem Dokument zusammengefasst: Grundeinstellungen
¶ Fertigungszeiten
Die Fertigungszeiten sind über den Knopf "Zeiterfassung" erreichbar.
¶ Eingabe per Hand
Nach Auswahl eines Mitarbeiters können im Register "Fertigungszeiten" ein Vorgang und eine Kostenstelle gewählt werden. Mit dem Knopf „Tätigkeit beginnen“ startet die Zeiterfassung für den gewählten Mitarbeiter mit dem gewählten Vorgang und wird auf die gewählte Kostenstelle gebucht.
Über den Knopf „Zeiterfassung“ gelangt man wieder zur Auswahl der Mitarbeiter. Das Symbol mit der Stoppuhr vor dem Namen zeigt an, ob eine Zeit für den Mitarbeiter gestartet wurde, 
oder nicht 
.
Nach Wahl des Mitarbeiters gelangt man wieder zum begonnenen Vorgang. Über den Knopf „Tätigkeit beenden“ kann die Arbeit abgeschlossen werden.
¶ Eingabe per QR-Code oder Strichcode
Grundsätzlich gilt, dass QR-Codes für ein mobiles Endgerät besser lesbar sind, als Strichcodes.
Nach Tippen auf den Knopf „Zeiterfassung“ öffnet sich die Startmaske der Zeiterfassung.
Nach Tippen auf den Strichcode öffnet sich die Maske zum Scannen von QR-Codes.
¶ Personalzeiten
Die Personalzeiten sind über den Knopf "Zeiterfassung" erreichbar.
Nach Auswahl eines Mitarbeiters können im Register "Personalzeiten" Kommt-, Geht- und Pausenzeiten gestempelt werden. Je nachdem, was vorher angewählt wurde, sind die Knöpfe aktiv oder nicht aktiv. Wichtig ist, am Ende vom Tag die „Geht-Stempelung“ durchzuführen. Im oberen Bereich der Maske wird der aktuelle Status angezeigt. Also zum Beispiel, wie lange der Mitarbeiter bisher anwesend oder in Pause ist.
¶ Register Übersicht
Im Register "Übersicht" können vergangene Personalzeiten eingesehen und geändert werden. Fertigungszeiten werden im Kalender nicht angezeigt und können nicht verändert werden.
Nach dem Tippen auf einen Tag erscheint unterhalb des Kalenders ein Kasten, in dem die kumulierten Zeiten für den Monat, die Woche und den gewählten Tag gezeigt werden.
Durch Tippen auf das Wort „Woche“ wird die Monatsansicht auf eine Wochenansicht umgestellt.
Durch Tippen auf das Wort „Monat“ wird die Ansicht wieder zurückgestellt.
Ein Punkt an einem Tag bedeutet, dass für diesen Tag bereits eine oder mehrere Zeitstempelungen durchgeführt wurden.
Ein gestrichelter Hintergrund zeigt an, dass an diesem Tag für den gewählten Mitarbeiter Urlaub eingetragen oder ein Feiertag ist.
Über den Knopf "Zeiten erfassen" unterhalb des Kalenders können Kommt-, Geht- und Pausen-Zeiten für den gewählten Tag eingetragen oder verändert werden. So ist es möglich, eine vergessene Pause oder eine fehlende Stempelung nachzutragen.
Durch Tippen auf einen beliebigen anderen Tag im Kalender kann dieser ebenfalls eingesehen und verändert werden.
In in der Zeiterfassung 
in FenOffice kann nachvollzogen werden, ob etwas manuell angepasst wurde. Im Register „Personalzeiten“ in der Spalte „geändert“ wird dies mit einem "M" dokumentiert.
Im Register „Protokoll - Personalzeiten “ wird mitgeschrieben, wer wann welche Änderung gemacht hat.
¶ Verlauf
In der Maske der Zeiterfassung oben rechts gelangt man über den Button mit der Uhr 
in eine Liste aller Zeitstempelungen.
Dieser Verlauf zeigt im Register „Fertigungszeiten“ die vergangenen Fertigungsaufträge, an denen der gewählte Benutzer beteiligt war.
Im Register Personalzeiten können die vergangenen Zeitstempelungen eingesehen werden.
Ist am rechten Rand der Zeile das Symbol mit der Wolke vorhanden, so wurde die Stempelung bereits zu FenOffice übertragen. Dies können immer nur in sich abgeschlossene Zeiten sein. Es bedarf also bei Personalzeiten immer einer „Geht-Stempelung“ und bei Fertigungszeiten das Betätigen des Knopfes „Tätigkeit beenden“ bevor das Symbol mit der Wolke erscheinen kann.
Gestartete Stempelungen an einem Tag können nur an ein und demselben Gerät abgeschlossen werden. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Fertigungszeit oder eine Personalzeit handelt.
Über die Stammdaten ist es möglich den Zeitpunkt der automatischen Übertragung einzustellen.
¶ FAQ
Fragen und Antworten zur Zeiterfassung mit FenTools.