Hier befinden sich allgemeine Standardeinstellungen für die Bedienung der Software und Grundeinstellungen für viele Bereiche.
- Bedienung
- Allgemein
- Adressen
- Projekte
- Fertigung
- Zeiten/Kalkulation
- Zeiterfassung
- CRM
- Tools
- Service
- FAQ
¶ Bedienung
Hier erfolgen die grundlegenden Bedieneinstellungen.
¶ Globale Einstellungen
Diese Einstellungen sind für alle Benutzer gleich. Daher empfiehlt es sich, sie zu Beginn zu definieren und später nur noch selten Änderungen vorzunehmen.
¶ Abschnitt "Allgemein"
Mit dem Haken „Deaktivierte Programmpunkte ausblenden“ kann eingestellt werden, dass ausgegraute Programmbereiche und Funktionen ausgeblendet werden. Im Hauptmenü, den Hauptlisten und deren Kontextmenüs sind diese dann nicht mehr sichtbar. Das soll die Übersichtlichkeit für Anwender erhöhen, bei denen viele Programmbereiche aufgrund von Rechtezuweisungen nicht verfügbar sind.
„Installierte Programmversion bei ProLogic registrieren“
In den globalen Einstellungen kann deaktiviert werden, dass die installierte Programmversion bei ProLogic registriert wird. Wir empfehlen ausdrücklich, diese Option nicht zu deaktivieren!
¶ Abschnitt "Alle Listen"
„Anzahl der Zeichen, die für Memo-Felder bei Listen-Darstellung geladen werden“
Es ist möglich einen Wert zwischen 50 und 2000 einzugeben.
Zum Beispiel in Projekten auf dem Register „Projekt“ gibt es das Feld für die "Projektbemerkung" oder die "Bemerkung des Bestellers". Diese Felder sind mit Memo-Feldern gemeint.
In der Übersichtsliste aller Projekte kann die Spalte für diese Bemerkungen aktiviert werden. Der in den Stammdaten eingegebene Wert gibt an, wie lange der Text ist, der in der Übersichtstabelle gezeigt wird.
¶ Abschnitt "Schriftart"
„Vorgabe-Schriftart und -größe für formatierbare Eingabefelder“
Diese Schriftart und Schriftgröße wird zum Beispiel in Vorgängen bei der Eingabe von Positionstexten verwendet. Auch ist es die Vorgabe für Artikeltexte.
Ist es in Formularen nicht anders definiert, so wird diese Schriftart und -größe auch für die Ausgabe verwendet.
Nach einer Änderung in diesem Bereich und klicken auf den Knopf „Zuweisen“ erscheint eine Sicherheitsabfrage.
Die Änderung ist dann zum Beispiel hier sichtbar:
¶ Abschnitt "Adressen"
„Standard-Briefanrede"
Briefanrede, die verwendet wird, wenn die Briefanrede an der Adresse, am Projekt oder an der Projektadresse leer ist. Die hier hinterlegte Briefanrede sollte deshalb allgemeingültig formuliert werden.
¶ Abschnitt „Projekte/Vorgänge“
„Adressart „Kunde“ automatisch der Adresse hinzufügen, sobald ein Vorgang angelegt oder durch Wandlung erzeugt wird, der mindestens eine Auftragsbestätigung ist.“
Die Adressart „Kunde“ an einer Adresse bewirkt, dass das Register „Kunde“ sichtbar wird. In diesem können unter anderem Steuer-, Kalkulations- und Zahlungsvorgaben gemacht werden. Für eine korrekte Kalkulation der Auftragsbestätigung ist es notwendig, dass diese Daten vorhanden sind und von FenOffice gezogen werden können. Daher ist es zu empfehlen, diesen Haken zu setzten.
„Beim Anlegen eines Projektes nicht nach ähnlichen Adressen suchen, wenn keine Adresse aus der Adressverwaltung gewählt wurde.“
Beim Anlegen eines Projektes ist es möglich, entweder eine Adresse per Hand einzugeben oder eine Adresse aus der Adressdatenbank zu wählen. Wurde die Adresse per Hand eingegeben, wird ohne den Haken automatisch nachgeprüft, ob es bereits eine ähnlich lautende Adresse gibt. Es wird dann eine Warnmeldung ausgegeben. Ist eine ähnlich lautende Adresse vorhanden, wird diese zur Auswahl angeboten.
Diese Funktion dient dazu, Doppelungen zu vermeiden und die Adressdatenbank nicht unnötig groß werden zu lassen.
„Beim Wandeln den Sachbearbeiter auf den aktuellen Benutzer setzen.“
Ist der Haken gesetzt, dann kann nachvollzogen werden, wer einen Vorgang gewandelt hat. Zusätzlich spart sich der Benutzer das Klicken und Auswählen des Sachbearbeiters.
Im Bereich "Vorgangsgültigkeit" können für verschiedene Vorgangsarten eine Anzahl Tage angegeben werden. Nach Druck des Vorgangs werden die Tage hochgezählt. Ist die Anzahl Tage erreicht, so wird in der allgemeinen Vorgangsliste der entsprechende Vorgang rot hervorgehoben.
Bei aktivierter Vorgangsgültigkeit (Werte größer Null) und gesetztem Haken „Werte auch für allgemeine Vorgangsgültigkeit verwenden“, wird in den Vorgängen ein entsprechendes Eingabefeld in den „Optionen“ angezeigt und mit dem Wert aus den Einstellungen vorbelegt:
Der Wert aus den Stammdaten kann im Vorgang nochmals individuell geändert werden.
Damit kann auf stark schwankenden Rohstoffpreise mit einer entsprechend kurzen Gültigkeit von Angeboten und Preisen reagiert werden!
¶ Abschnitt "Externe Dokumente"
„Vorgabe für die Ablage von externen Dokumenten“
Die Einstellung hier ist die Standardvorgabe für alle Mitarbeiter.
Die vier oberen Punkte definieren die Voreinstellung für das Einfügen von externen Dokumenten.
- Keine Vorgabe
- Datei nicht verschieben oder kopieren
- Datei in Dokumentenverzeichnis verschieben
- Datei in Dokumentenverzeichnis kopieren
Je nach Einstellung ist dann beim Einfügen eines externen Dokuments einer der drei oberen Punkte vorbelegt. Mit einem Klick kann diese Voreinstellung jederzeit beim Einfügen von externen Dokumenten geändert werden.
„Umgebungsvariablen im Dateipfad auswerten“
Diese Einstellung beschleunigt in großen Netzwerken das Finden des Ordnerpfads.
„Ordner für Schnittzeichnungen anlegen“
Wenn der Schalter aktiviert ist, wird automatisch ein separater Ordner für Schnittzeichnungen am Vorgang angelegt. Schnittzeichnungen für andere Vorgänge erhalten einen anderen Ordner. Die Syntax des Ordners ist „Schnitte [Vorgangsnummer]“. Diese ist nicht veränderbar.
„Vorgangsdokumente auch an Adresse speichern“
Mit einem gesetzten Schalter sind die Dokumente des Vorgangs auch von der Adresse aus schnell erreichbar, da sie hier ebenfalls gespeichert werden.
„Maximale Ebenen für Verzeichnisauswahl“
Diese Einstellung verhindert, dass zu viele Unterordner angelegt werden und dadurch die Struktur zu unübersichtlich wird.
¶ Benutzereinstellungen
¶ Abschnitt "Adressen"
Kontakte
Dieser Menüpunkt ist nur in Verbindung mit dem Modul "Kontaktverwaltung" verfügbar.
„Beim Schließen der Adressmaske Kontakt-Eintrag ermöglichen“
Ist der Haken gesetzt, erscheint bei jedem Schließen einer Adresse ein Meldungsfenster.
In diesem kann eine Dauer und ein Text im Feld „Beschreibung“ eingetragen werden. Es kann die Art des Kontakts gewählt werden. Ist der Kontakt abgeschlossen, kann der Haken „Erledigt“ gesetzt werden.
Nach Klicken auf den Knopf „Ja“ wird der neue Kontakt gespeichert.
Klicken auf „Nein“ legt keinen neuen Kontakt an und schließt das Fenster. Klicken auf „Abbrechen “ legt ebenfalls keinen neuen Kontakt an. Die Adressmaske bleibt geöffnet, möglicherweise im Hintergrund.
„Kontakt-Dauer“ automatisch ermitteln
Ist der Haken gesetzt, dann wird nach Neuanlage eines Adress- oder Projekt-Kontakts das Feld „Dauer“ rot markiert.
Solange man sich in der Maske befindet, wird die Zeit hochgezählt und nach Schließen der Maske die Endzeit eingetragen.
¶ Abschnitt "Externe Dokumente"
¶ Allgemein
Hier befinden sich allgemeine und kaufmännische Grundeinstellungen, die meist nur einmal definiert werden müssen und danach kaum einer Änderung bedürfen.
¶ Benutzer
Hinweis: Dieser Menüpunkt und alle Unterpunkte stehen nur dem Administrator uneingeschränkt zur Verfügung.
¶ Benutzer Administrator
Der Administrator ist in ProLogic vordefiniert und nur einmal vorhanden. Kein anderer Benutzer kann die Rechte haben, die der Administrator hat. Es ist also auch nicht möglich eine Kopie dieses Benutzers zu erstellen. Die einzigen Einschränkungen des Administrators liegen darin, dass er sich nicht über einen Terminal-Server einloggen und nicht gelöscht werden kann.
Die im Bereich "Benutzer" und den darunter liegenden Menüpunkten vorgenommenen Eintragungen werden direkt angenommen und nicht überprüft. Somit sollte der Administrator hier mit entsprechender Sorgfalt agieren.
Die Benutzer und Gruppen werden in einer Baumstruktur dargestellt. Neue Gruppen können über das Kontextmenü angelegt werden.
¶ Standardbenutzer
¶ Rechte
Folgende Rechte werden unterschieden, wobei nicht alle Rechte und Farben für alle Optionen bereitstehen:
| Vollzugriff oder Ja |  |
Der Benutzer hat vollen Zugriff oder der Menüpunkt ist sichtbar |
| Anlegen/Bearbeiten |  |
Der Benutzer darf Anlegen und Bearbeiten, aber Daten nicht Löschen |
| Bearbeiten |  |
Der Benutzer darf Bearbeiten, aber weder Anlegen noch Löschen |
| Anlegen (durch Wandlung) |  |
Es können Vorgänge nur übertragen werden |
| Nur Lesen |  |
Der Benutzer darf nur Lesen |
| Kein Zugriff oder Nein |  |
Der Benutzer hat keinen Zugriff oder der Menüpunkit ist nicht sichtbar |
¶ Nummernkreise
¶ Notizen
¶ Adressen
¶ Adressarten
¶ Projekte
¶ Ordnerstruktur
¶ Fertigung
¶ Termin-/Montageplanung
¶ Zeiten/Kalkulation
¶ Zeiterfassung
¶ CRM
¶ Kontaktarten
Dieser Menüpunkt ist nur in Verbindung mit dem Modul "Kontaktverwaltung" verfügbar.
In der Liste können Kontaktarten definiert werden. Sie sollten entsprechend den Firmen-Gepflogenheiten angelegt werden. Zum Beispiel eingehende und ausgehende Telefonate oder E-Mail-Kontakt und Messe-Kontakt. Später kann nach diesen Kontaktarten gefiltert werden.
Über den Button "Einfügen" kann eine neue Kontaktart angelegt werden. Im Bereich „Kontakt automatisch anlegen bei Druck bzw. Export von“ kann definiert werden bei welcher Vorgangsart Kontakte automatisch angelegt werden sollen. Über die „Anzahl der Tage bis Wiedervorlage“ wird festgelegt, welches Datum der Kontakt im Feld „Kontakt am“ erhält. Dabei kann zusätzlich definiert werden, ob er „automatisch“ oder „nach Rückfrage“ angelegt werden soll. Auch kann die Kontaktperson definiert werden.
Der Button "Entfernen" löscht die markierte Kontaktart.
Bestehende Daten können direkt editiert werden.
Kontakte selbst können in Adressen und in Projekten angelegt werden.
Über den Menüpunkt „Kontakte“ kann eine Gesamtliste der Kontakte eingesehen werden.
¶ Tools
¶ FenTools NG
Hier sind die Grundeinstellungen und die Steuermöglichkeiten für die FenTools-App zu finden.
¶ Geräte
Im Register „Geräte“ befindet sich die Liste der zugelassenen mobilen Endgeräte für die Verwendung der FenTools-NG-App. In der Zeile der zugelassenen Geräte wird in Klammern die maximale Anzahl der aktiven Geräte genannt (hier: Max. 20 Geräte). Das entspricht der Anzahl der Lizenzen, die für FenTools erworben und freigeschaltet wurden.
Ohne Eintragung in der Tabelle ist eine Verwendung der App auf einem mobilen Endgerät nicht möglich. Über die Gräte-ID und den primären Mitarbeiter wird die Zuordnung gesteuert.
Wird in der Spalte „Aktiviert?“ ein „Nein“ eingetragen, dann wird der Zugriff und die damit verbundene Synchronisation mit dem Server gesperrt. Verbindet sich FenTools im Anschluss mit dem Server, dann sperrt sich die App. Erfasste Zeiten von einem deaktivierten Gerät werden nicht mehr zum Einlesen angenommen. Die Einstellung „Nein“ ist zum Beispiel sinnvoll, wenn ein mobiles Endgerät verloren gegangen ist.
Der primäre Mitarbeiter entspricht dem Mitarbeiter, der das mobile Endgerät in der Regel besitzt. Dennoch kann es auch für weitere Mitarbeiter verwendet werden.
Eine Konfiguration kann für mehrere Geräte verwendet werden. Sie ist wie eine Benutzergruppe. Pro Arbeitsbereich kann beispielsweise eine Konfiguration angelegt werden. Für Monteure eine andere als für Verkäufer.
In der Spalte Bemerkung können interne Hinweise geschrieben werden, beispielsweise der Gerätename.
¶ Konfigurationen
Nach Anwahl des Mitarbeiters in der Tabelle „Konfiguration“ werden rechts die Wahlmöglichkeiten angezeigt.
¶ Preise in Vorgängen und Positionen ausblenden
Über den Haken „Preise in Vorgängen und Positionen ausblenden“ kann man steuern, dass der Mitarbeiter keine Preise einsehen kann.
¶ Externe Dokumente nach Kategorien filtern
Der Haken „Externe Dokumente nach Kategorien filtern“ vereinfacht das Durchsuchen der externen Dokumente am mobilen Endgerät, wenn viele Dokumente vorhanden sind. Die Farben vor den Dokumenten entsprechen den Farben, wie sie in FenOffice für die Kategorien definiert wurden.
¶ Primären Mitarbeiter bei Zeiterfassung vorwählen
Dieser Haken steuert, was passiert, wenn in FenTools die Zeiterfassung geöffnet wird.
Ist der Haken gesetzt, dann erscheint in der darauffolgenden Maske der Name des Mitarbeiters in der Kopfleiste und alle Stempelungen sind direkt für ihn.
Ohne Haken erscheint zuerst die Auswahlmaske für die Mitarbeiter.
Ist der Mitarbeiter vorgewählt, so erreicht man aber dennoch die anderen verfügbaren Mitarbeiter über dieses Symbol: 
¶ Kostenstellen für Zeiterfassung filtern
Die zur Auswahl stehenden Kostenstellen für die Zeiterfassung können definiert werden. Das erleichtert dem Benutzer des mobilen Endgerätes das Finden der Kostenstelle. Außerdem werden dadurch Fehler durch falsche Buchungen vermieden. Zunächst muss der Haken aktiviert werden. Danach erscheint ein weiteres Register „Kostenstellen für Zeiterfassung“. Auf diesem können die Kostenstellen gewählt werden, die der Mitarbeiter zur Verfügung haben soll.
In FenTools werden dann nur noch die Kostenstellen mit einem Haken zur Auswahl angeboten.
¶ Folgende Kostenstellen für die Zeiterfassung im Montageregister verwenden
Das Montageregister in FenTools ist mit diesem Symbol gekennzeichnet: 
Es ist in Kundienst- und Lieferscheinvorgängen zu finden.
Für die Vorgangsart „Kundendienst“ und „Lieferschein“ kann hier definiert werden, welche Kostenstelle automatisch für den primären Mitarbeiter vorgewählt wird.
Dadurch hat der Mitarbeiter am mobilen Endgerät weniger Klicks durchzuführen und eine Fehlerquelle durch falsche Wahl der Kostenstelle wird vermieden.
Die Zeiten werden beim Abschließen der Montage in FenOffice als Positionen eingefügt.
¶ Erweiterte Zeiterfassung – Personalzeiten
Mit den Eintragungen in diesem Block wird der zeitliche Ablauf der Datenübertragung vom mobilen Endgerät zum Server gesteuert.
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Zeitpunkt der automatischen Übertragung
„Stempelungen, die älter als X Werktage sind, automatisch an FenOffice senden (0 = sofort)“
Grundsätzlich können nur vollständige Zeiten synchronisiert werden. Es muss also eine Geht-Stempelung vorhanden sein oder der Knopf „Tätigkeit beenden“ muss getippt worden sein.
Ist eine Null im Feld „Stempelungen, die älter als X Werktage sind, automatisch an FenOffice senden“ eingetragen, so werden die Daten hochgeladen, sobald das Gerät online ist. Ist keine Datenverbindung möglich werden die Daten auf dem mobilen Endgerät gespeichert. Die App versucht in bestimmten Abständen erneut, die Daten zu synchronisieren. Wichtig ist, dass die App dazu geöffnet werden muss. Es gibt keinen Hintergrunddienst, der das durchführt.
Einträge größer 0 verzögern die Übertragung um die entsprechende Anzahl an Tagen. Es erscheint nach dem Stempeln des Endes in der oberen Leiste ein Symbol mit Pfeil
. Dieses gibt an, dass Zeiten zum Hochladen vorhanden sind. Nach tippen auf dieses Symbol erscheint eine Auflistung der noch nicht übertragenen Zeitstempelungen.
Mit dem Pfeil am unteren Rand kann man diese Stempelungen auf Wunsch sofort hochladen. -
Manuelle Zeiterfassung
„Manuell erfasste Zeiten dürfen nicht älter als X Werktage sein (0 = unbegrenzt)“
Zeiten können im Nachhinein manuell erfasst werden. Das ist hilfreich, wenn das mobile Endgerät beispielsweise vergessen oder spät abends nicht mehr daran gedacht wurde die Zeiten zu erfassen. Mit der Einstellung „2“ beispielsweise hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, bis zu zwei Tage die Zeit nachzutragen. Diese manuelle Erfassung ist in FenTools im Register „Übersicht“ möglich.
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Nachträgliche Änderungen
„Zeiten, die mehr als X Werktage zurückliegen, können nicht bearbeitet werden (0 = unbegrenzt“)
Über die letzte der drei Optionen wird definiert, wie lange bereits erfasste Zeiten noch einmal verändert werden dürfen. Auch das ist im Register „Übersicht“ möglich.
In diesem Register können die Sichtbarkeit und Möglichkeit der Bearbeitung der verfügbaren Menüs und Optionen auf dem mobilen Endgerät gesteuert werden. Ist ein Menüpunkt plötzlich nicht mehr verfügbar, empfiehlt es sich, die Einstellungen hier zu prüfen.
Soll ein Mitarbeiter von vorneherein nicht alle Optionen zur Verfügung haben, so kann man das hierüber steuern. Die Rechte sind in die Menüpunkte und die Bearbeitungsmöglichkeiten dort eingeteilt. Ist der blaue Regler ganz rechts, darf der Nutzer alles. Ist der Regler ganz links auf der Leiste, dann darf er nichts. Dazwischen gibt es unterschiedliche Abstufungen.
Ist der Regler bei Termin-/Montageplanung nach links gestellt, dann fehlt dem Mitarbeiter beispielsweise dieser Knopf in der App.
Wenn ein Update eine neue Funktion in der App einführt und hierzu ein Recht vorhanden ist, ist dieses Recht mit "kein Zugriff" vorbelegt. Daraus folgt, dass neue Funktionen generell in FenOffice aktiviert werden müssen, bevor sie auf dem Gerät sichtbar sind.
Sind mehrere Mandanten in FenOffice angelegt, so stehen sie hier zur Auswahl. Ein Haken vor dem Mandanten aktiviert für den Anwender der App die zugehörigen Projekt- und Vorgangsdaten.
Damit die App korrekt funktioniert kann, muss mindestens ein Mandant aktiviert sein.
Der Benutzer des mobilen Endgerätes erhält nur die Kontakte angezeigt, die von den gewählten Mitarbeitern angelegt wurden. Alle anderen Kontakteinträge werden automatisch ausgeblendet.
In diesem Register wird gesteuert, welche weiteren Mitarbeiter der vorne gewählte primäre Mitarbeiter bei sich am mobilen Endgerät zur Auswahl erhält. Es können dann für alle ausgewählten Mitarbeiter in der Zeiterfassung „Fertigungszeiten“ oder „Personalzeiten“ gestempelt werden.
Es ist somit nicht notwendig für jeden Mitarbeiter ein eigenes mobiles Endgerät vorzuhalten. Eine gemeinsame Nutzung ist in dieser Weise möglich.
Die Einstellung auf diesem Register ist mit der Einstellung auf dem vorigen Register für die Zeiterfassung verknüpft. Sie regelt die Sichtbarkeit des Registers „Übersicht“ in der Zeiterfassung auf dem mobilen Endgerät.
Über dieses Register können alle eigenen Zeiten eingesehen und verändert werden.
Ohne den Haken beim entsprechenden Mitarbeiter ist dieses Register nach Auswahl des Mitarbeiters nicht verfügbar.
In Vorgängen kann das verbrauchte Material erfasst werden.
Dieses Montagematerial wird in FenOffice definiert. Dazu ist eine eigene Artikelgruppe notwendig. Diese wird über die „Artikelgruppe für Montageartikel“ dem mobilen Endgerät zugewiesen.
Ist weiteres Material zur Auswahl notwendig oder wird es nicht mehr benötigt, so muss es in der entsprechenden Artikelgruppe geändert werden. Nach Synchronisation der Daten ist diese Änderung dann auch in FenTools verfügbar.
Es ist möglich in FenTools zu einem bestehenden Vorgang Artikel hinzuzufügen.
Diese Artikel werden in FenOffice definiert. Dazu ist eine eigene Artikelgruppe notwendig. Diese wird über die „Artikelgruppe für Artikel-Positionen“ dem mobilen Endgerät zugewiesen.
Ist weiteres Material zur Auswahl notwendig oder wird es nicht mehr benötigt, so muss es in der entsprechenden Artikelgruppe geändert werden. Nach Synchronisation der Daten ist diese Änderung dann auch in FenTools verfügbar.
In diesem Register wird definiert, welcher Mitarbeiter oder welches Team in der Montageplanung vorgewählt sein soll.
Ein Team erscheint nur dann in der Liste, wenn es zuvor in den allgemeinen Stammdaten definiert wurde.
Ein Mitarbeiter erschein nur dann einzeln in der Liste, wenn in den Mitarbeiterdaten der entsprechende Haken gesetzt ist.
Nach Öffnen eines Vorgangs werden unten im Bereich „Mitarbeiter“ die Teammitglieder definierten angezeigt.
Nur wenn auf dem Register „Allgemein“ der Haken „Kostenstellen für Zeiterfassung filtern“ aktiviert wurde, ist dieses Register sichtbar.
Es können die Kostenstellen gewählt werden, die der Mitarbeiter zur Verfügung haben soll. Das erleichtert dem Benutzer des mobilen Endgerätes das Finden der Kostenstelle. Außerdem werden dadurch Fehler durch falsche Buchungen vermieden.
Ohne diese Definition werden dem Mitarbeiter immer alle Kostenstellen zur Auswahl angeboten.
¶ Service
Im Bereich Service befinden sich hilfreiche Informationen zur Software und zum Netzwerk.
¶ FAQ
Hier finden Sie Tipps und Tricks zu den Stammdaten: FAQ Stammdaten Allgemein